Thu - Chi COD hệ thống SuperShip (Sửa đổi bổ sung lần 10 ngày 13/9/2023)
Tính thanh khoản là vấn đề quan trọng sống còn của một doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp nói chung và hiệu quả các hoạt động kinh doanh nói riêng. Do đó, liên quan đến quá trình thanh toán COD giữa SuperShip Việt Nam và các Bưu cục (Đối tác) cần được thực hiện đúng quy trình và triệt để.
Nguyên tắc thanh toán COD: thanh toán COD dựa trên các chứng từ đã thu hàng ngày.
I. Quy trình Bưu cục (đối tác) thanh toán COD cho SuperShip Việt Nam
1.1. Quy trình Bưu cục (đối tác) thanh toán COD đơn hàng đi trong hệ thống:
Tóm lược quy trình
| Thời gian | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Ngày N | Tạo chứng từ giao hàng cho sMan đi giao | sMan giao hàng - thu tiền - báo cáo chứng từ - nộp tiền về Bưu cục |
| Đến trước 22h00 ngày N | Bưu cục xác nhận Đã Thu trên hệ thống | Đối chiếu số tiền thực thu từ sMan và số hiển thị trên hệ thống, nếu sai - xử lý chênh lệch, nếu đúng - bấm xác nhận Đã Thu |
| Trước 22h00 ngày N | Nếu có điều chỉnh trạng thái hay COD của những đơn hàng đã báo cáo, Bưu cục báo về Phòng Kế toán - Tài chính SuperShip Việt Nam để được hỗ trợ xử lý | Kế toán chỉ hỗ trợ xử lý điều chỉnh được với đơn hàng nằm trong chứng từ giao hàng đã báo cáo hoàn tất và chưa xác nhận Đã thu |
| 22h00 ngày N | Hệ thống tự động xác nhận Đã Thu các chứng từ tạo ngày N đã được báo cáo hoàn tất | Hệ thống sẽ tự động xác nhận Đã thu đối với các chứng từ đã hoàn tất nhưng Bưu cục không thực hiện xác nhận. |
| Sau 22h00 ngày N - đến 10h30 ngày N+1 | Hệ thống hiển thị số tiền COD Đã thu ngày N, Bưu cục (đối tác) kiểm tra, đối chiếu và thực hiện chuyển COD về SuperShip Việt Nam | |
| 10h30 - 11h30 ngày N+1 | Phòng Kế toán - Tài chính kiểm soát COD đã thu ngày N, xử lý dữ liệu và gửi email báo nợ cho Bưu cục (đối tác): - Số dư nợ lớn hơn 0 : số tiền COD Bưu cục đang nợ, tùy vào giá trị lớn hay nhỏ, SSVN xem xét phương án xử lý; - Số dư nợ nhỏ hơn 0 : số tiền COD Bưu cục chuyển thừa, Bưu cục có thể tự cấn trừ vào lần thanh toán tiếp theo; - Số dư nợ bằng 0: Bưu cục không nợ COD | Thực hiện theo Nguyên tắc xử lý vi phạm quy trình COD (*). Chi tiết xem bên dưới. |
➢ Đơn hàng sau khi được xác nhận Đã Thu, hệ thống tự động tạo đối soát theo lịch mà shop đã cài đặt.
Nguyên tắc xử lý vi phạm quy trình COD (*):
- Thanh toán COD muộn so với khung giờ 10h30, hệ thống tự động tính chế tài COD bằng 1% x Số tiền thiếu, cộng vào số dư nợ của Đối tác, lũy kế theo ngày;
- Thanh toán COD muộn so với khung giờ 10h30:
- SuperShip Việt Nam sẽ thực hiện giam số tiền đối soát COD và giam Doanh thu (nếu có tại thời điểm đó). Sau khi các Bưu cục (đối tác) đưa dư nợ COD về bằng 0, SuperShip Việt Nam sẽ chuyển trả toàn bộ Doanh thu và đối soát COD đang giữ.
- Trong trường hợp số tiền COD Bưu cục (đối tác) đang nợ từ 5.000.000đ đến dưới 10.000.000đ, SuperShip Việt Nam sẽ tạm khóa tài khoản 1 chiều (chiều giao) cho đến khi Bưu cục (đối tác) tiến hành thanh toán đủ;
- Trong trường hợp số tiền COD Bưu cục (đối tác) đang nợ từ 10.000.000đ trở lên, SuperShip Việt Nam sẽ khóa toàn bộ hệ thống quản lý đơn hàng (Khóa tài khoản 2 chiều) cho đến khi Bưu cục (đối tác) tiến hành thanh toán đủ.
Đối tác mới xin lưu ý: Đơn hàng Kho tự lấy tự giao, vẫn phải tuân thủ quy trình thanh toán như trên.
Quy trình trên có hiệu lực áp dụng kể từ ngày 16/9/2023 (ngày đầu tiên hệ thống triển khai tự động xác nhận đã thu lúc 22h00), theo Thông báo số 73.2023/TB-SSVN-KTTC về việc điều chỉnh thời gian hệ thống tự động xác nhận đã thu chứng từ giao hàng nội bộ.
1.2. Quy trình COD đối với đơn hàng chuyển ngoài
Đơn hàng sau khi Nhà vận chuyển cập nhật trạng thái “Giao hàng thành công/ Giao hàng toàn bộ” hoặc “Hoàn hàng thành công/Không giao được”, sẽ đối soát và chuyển COD về SuperShip Việt Nam.
Bưu cục/Đại lý (đối tác) không chịu trách nhiệm thanh toán COD đối với các đơn chuyển ngoài.
➢ Đơn hàng sau khi được Phòng Kế toán - Tài chính nhập Xác nhận Đã Thu, hệ thống tự động tạo đối soát theo lịch mà shop đã cài đặt.
➢ Đối với đơn hàng hoàn, sau khi Phòng Kế toán - Tài chính nhập Xác nhận hoàn, Bưu cục/Đại lý (đối tác) thực hiện trả hàng và báo cáo hệ thống để đơn được đối soát.
1.3. Quy trình Bưu cục/Đại lý (đối tác) thanh toán COD đơn hàng chuyển ngoài tùy chỉnh cho SuperShip Việt Nam
- Bưu cục/Đại lý (đối tác) tải file xác nhận các đơn hàng chuyển ngoài tùy chỉnh đã hoàn tất (Giao hàng thành công/Không giao được) lên hệ thống;
- Căn cứ theo số liệu Hệ thống hiển thị số tiền Phải chuyển theo từng mã xác nhận, Bưu cục/Đại lý (Đối tác) chuyển COD về SuperShip Việt Nam.
➢ Đơn hàng sau khi được Phòng Kế toán - Tài chính xác nhận Đã Thu, hệ thống tự động tạo đối soát theo lịch mà shop đã cài đặt.
Kiểm soát và xử lý vi phạm trường hợp Bưu cục/Đại lý (đối tác) không trả hàng/giam COD đơn chuyển ngoài tùy chỉnh:
Các trường hợp cụ thể:
- Đơn đã giao thành công hoặc Không giao được mà Bưu cục/Đại lý (đối tác) không tải file xác nhận lên hệ thống;
- Bưu cục/Đại lý (đối tác) đã tải file xác nhận nhưng không thực hiện chuyển khoản COD về SuperShip Việt Nam.
Phương án kiểm soát:
- Kể từ ngày đơn hàng cập nhật trạng thái Đã giao hàng toàn bộ, Đối tác phải thực hiện tải file xác nhận và chuyển COD về SuperShip Việt Nam trong vòng 02 ngày làm việc;
- Đối với đơn có trạng thái Không giao được, Đối tác phải thực hiện tải file xác nhận trong vòng 02 ngày làm việc.
Trường hợp đối tác ứng trước COD cho khách hàng thì vẫn phải thao tác và xử lý đơn như bình thường. Phòng Kế toán - Tài chính và Phòng Quản lý Chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ đơn hàng chuyển ngoài tùy chỉnh. Mọi trường hợp Đối tác không thao tác, đơn treo trạng thái được xem là hành vi cố tình không thao tác trả hàng/giam COD của khách hàng.
Xử lý vi phạm:
- Phòng Kế toán - Tài chính thông tin nhắc nhở qua zalo hoặc qua email, nếu cùng 01 đơn hàng hoặc 01 mã xác nhận mà nhắc nhở đến lần 3 sẽ khóa tính năng Chuyển ngoài tùy chỉnh hoặc tạm khóa 1 chiều Bưu cục (đối tác) tùy mức độ.
- Phòng Quản lý chất lượng xem xét chế tài với mức phạt 100.000đ/đơn hàng và tổng hợp vào danh sách chế tài CLDV của tháng (Xét theo diện đơn vi phạm đặc biệt theo quy định Chế tài của Phòng Quản lý Chất lượng)
Quy trình này thay thế cho Thông báo số: 54.2021/TB-SSVN-KTTC ngày 05/07/2021 v/v xử lý vi phạm đối tác giữ hàng/giam COD đơn chuyển ngoài tùy chỉnh.
II. Quy trình SuperShip Việt Nam thanh toán đối soát COD:
1. Lịch đối soát:
- Tạo đối soát 1 lần/tuần vào Thứ Bảy;
- Tạo đối soát 2 lần/tuần vào Thứ Năm và Thứ Bảy;
- Tạo đối soát 3 lần/tuần vào Thứ Ba, Thứ Năm và Thứ Bảy;
- Tạo đối soát Hàng ngày (Trừ Thứ Sáu, Chủ Nhật);
- Hoặc lịch đặc biệt theo thỏa thuận khác (nếu có) do SuperShip Việt Nam triển khai riêng.
2. Lịch thanh toán:
Ngày làm việc liền kề sau ngày Đối soát (không tính ngày Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ/Tết theo quy định của nhà nước, tùy thuộc lịch làm việc của Ngân hàng).
3. Quy trình:
Áp dụng theo Thông báo số 06.2023/TB-SSVN-KTTC ngày 20/02/2023 về việc Điều chỉnh quy trình thanh toán đối soát COD cho khách hàng (file đính kèm), ngoại trừ các Bưu cục ngoại lệ. Thời gian áp dụng: từ ngày 01/03/2023.
Trên đây là các nội dung về quy trình thu - chi COD giữa các bên trong hệ thống SuperShip, Quý Đối tác vui lòng nắm vững và thực hiện đúng quy trình như trên.