Tổng Quan Ứng COD
Nguyên tắc
- Triển khai đối với Khách hàng Địa phương, Khách hàng toàn quốc (KHTQ) và Khách hàng sử dụng nền tảng SuperAI (SPAI).
- Hệ thống chỉ cho thao tác ứng COD với những đơn hàng được tạo sau thời điểm Khách hàng đã có trong Danh sách mở ứng. Đối tác vui lòng xác định khách hàng được triển khai dịch vụ ứng COD và đăng ký shop ứng lên hệ thống mysupership.com trước khi bắt đầu đẩy đơn hàng có nhu cầu ứng, tránh trường hợp phải hủy đơn tạo lại.
- Trạng thái đơn:
- Với KHĐP, đơn hàng hiển thị trong danh sách sẵn sàng tạo ứng chỉ từ khi “Đã nhập kho”. Riêng đối với đơn hàng chuyển ngoài, Đối tác nên tạo ứng sau khi NVC cập nhật trạng thái Lấy hàng thành công để chắc chắn hành trình đơn.
- Với KHTQ và SPAI, hành trình đơn đi trực tiếp từ khách hàng đến NVC, do vậy, đơn hàng hiển thị trong danh sách sẵn sàng tạo ứng chỉ khi NVC lấy hàng thành công.
- Với trạng thái cập nhật từ khi “Đã giao hàng toàn bộ”/ “Không giao được” cho đến khi Đối soát, đơn hàng sẽ không hiển thị trong danh sách ứng mà sẽ đi theo quy trình Đối soát thông thường, tránh việc Đối tác xử lý trùng vừa chuyển ứng vừa thanh toán đối soát.
Giao diện trang quản lý
- Danh Sách Đăng Ký: Thiết lập mở ứng và quản lý danh sách khách hàng đang sử dụng dịch vụ ứng COD;
- Tạo Ứng Trước COD: Bưu cục/Đại lý thao tác tạo ứng cho khách hàng theo biên nhận, có thể tạo ứng toàn bộ đơn của chứng từ hoặc tùy chỉnh tạo ứng cho một số đơn cụ thể;
- Chứng Từ Ứng COD: Thực hiện chuyển tiền ứng, quản lý và theo dõi trạng thái của những chứng từ đã tạo ứng.
Giao diện trang khách hàng
- Ứng COD: Khách hàng quản lý và theo dõi các phiên ứng COD, thao tác xác nhận Đồng ý hoặc Từ chối ứng tùy vào nhu cầu.
SuperShip (Khách hàng Địa Phương và Khách Hàng Toàn Quốc)
SuperAI (Khách hàng SuperAI)
Thời gian xử lý chứng từ ứng
- Theo quy trình: Đối tác tạo chứng từ ứng -> Khách hàng xác nhận “Đồng ý” -> Đối tác chuyển tiền ứng và Bấm xác nhận “Đã chuyển” trên hệ thống.
- Toàn bộ quá trình này phải được thực hiện trong cùng ngày N, nếu qua ngày N+1, hệ thống sẽ tự cập nhật trạng thái chứng từ ứng thành “ Quá hạn XL” và không thể kéo lại trạng thái để xử lý tiếp.
- Đồng thời, đơn hàng thuộc chứng từ có trạng thái “Quá hạn XL” sẽ không thể tạo ứng lại. Do vậy, Đối tác cần lưu ý thời gian xử lý để tránh phát sinh vấn đề.
- Phí ứng: Đối tác được hưởng phí ứng ngay tại thời điểm chuyển ứng cho khách hàng
Công thức tính
Số Tiền Dự Kiến Ứng = Tiền Thu Khách - Phí Tạm Tính (bao gồm Phí Giao Hàng, Phí Bảo Hiểm, Phí Đổi Trả dựa trên thông tin đơn hàng hiện tại lúc Tạo Ứng).
Phí ứng = Mức phí/đơn * Số Đơn tạo ứng;
hoặc Tỷ lệ phí ứng * Số Tiền Dự Kiến Ứng;
hoặc Phí theo khoản tiền cố định mỗi phiên ứng
Số Tiền Thực Ứng = Số Tiền Dự Kiến Ứng - Phí Ứng
Quy trình tổng quan
- Bước 1: Bưu cục thiết lập khách hàng ứng COD
- Bước 2: Tạo ứng
- Bước 3: Khách hàng xác nhận chứng từ ứng
- Bước 4: Bưu cục thực hiện chuyển ứng và xác nhận hệ thống
- Bước 5: Xử lý khi đơn đối soát
Về phía Khách hàng, Hệ thống tự động trừ Tiền đã ứng vào phiên đối soát của khách hàng.
Thực nhận = Tổng thu hộ - Phí giao hàng - Phí hoàn hàng - Phí bảo hiểm - Phí hàng đổi - Phí địa chỉ - Tiền ứng trước
Các trường hợp:
- Thực nhận > 0: SuperShip cần thanh toán cho khách hàng
- Thực nhận = 0: Không phát sinh nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên
- Thực nhận < 0: Khách hàng có công nợ, Bưu cục cần theo dõi để cấn trừ/truy thu vào phiên ứng kế tiếp
Về phía Bưu cục, tại mỗi phiên đối soát Hệ thống tự động tính và hiển thị số tiền hoàn ứng về Bưu cục.
(1) Hoàn ứng BC: Số tiền SuperShip Việt Nam sẽ thanh toán hoàn ứng về cho Bưu cục
- Hoàn ứng BC > 0: SuperShip Việt Nam thanh toán cho Bưu cục
- Hoàn ứng BC = 0: Không phát sinh nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên
- Hoàn ứng BC < 0: Công nợ Bưu cục cần thanh toán cho SuperShip Việt Nam
(2) Thực nhận: Số tiền sẽ thanh toán cho Khách hàng
- Thực nhận > 0: SuperShip cần thanh toán cho khách hàng
- Thực nhận = 0: Không phát sinh nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên
- Thực nhận < 0: Khách hàng có công nợ, Đối tác vui lòng thực hiện truy thu hoặc trực tiếp cấn trừ vào phiên ứng tiếp theo của shop đó để tất toán công nợ. Kế toán SSVN sẽ không theo dõi mã âm của những khách hàng đang sử dụng dịch vụ ứng COD của Đối tác.
Phân biệt phí ứng COD và Phí giao hàng KM khi cài giá cho khách hàng
| Nội dung | Phí ứng COD | Phí giao hàng KM |
|---|---|---|
| Cài đặt | Cài đặt khi đăng ký mở ứng cho khách hàng nếu khách hàng có nhu cầu triển khai dịch vụ ứng COD tại https://mysupership.com/credits/register |
|
| Thời điểm hệ thống tính phí | Khi Đối tác tạo chứng từ ứng COD | Khi khách hàng tạo đơn |
| Thời điểm Đối tác được hưởng | Khi khách hàng xác nhận đồng ý và Đối tác chuyển tiền ứng COD cho khách hàng | Khi đơn đối soát, lợi nhuận về phí giao hàng sẽ được SSVN tính toán và chi trả theo quy trình phân bổ lợi nhuận |
Ví dụ
Khách hàng dùng dịch vụ ứng COD, Đối tác thỏa thuận giá 24k/đơn 2kg (trong đó thỏa thuận đã bao gồm phí ứng COD cố định 2k/đơn). Vậy Đối tác cài đặt như sau:
Phí giao hàng KM: 22k/đơn 2kg
Phí ứng COD: 2k/đơn
=> Khi xử lý ứng COD, khách hàng bị tính phí ứng và Đối tác được hưởng 2k/đơn.
=> Khi đơn đối soát, hệ thống thu phí khách hàng theo chính sách giá KM 22k; SSVN chi trả lợi nhuận phân bổ về Đối tác theo dòng tiền Lợi nhuận
Lưu ý
- Với những khách hàng thiết lập ứng COD, Bưu cục có trách nhiệm tự kiểm soát và truy thu/cấn trừ công nợ đối soát âm nếu có
- Về xác thực thông tin đơn hàng
- Để hạn chế rủi ro khách hàng lên đơn ảo/ COD ảo nhằm trục lợi, Đối tác cần thực hiện liên hệ với người nhận hàng để kiểm tra và xác thực thông tin (kiểm tra ngẫu nhiên 10% đơn hàng phát sinh mỗi đợt lên đơn) trước khi tiến hành tạo chứng từ ứng và chuyển tiền ứng kho khách hàng.
- Khuyến nghị mỗi phiên tạo ứng chỉ nên xử lý 80% tổng COD của đợt hàng, chừa thanh khoản xử lý các trường hợp đơn không giao được, đơn thay đổi khối lượng (thay đổi phí), thay đổi COD,..phát sinh trong quá trình vận hành.
- Thường xuyên theo dõi và kiểm tra trạng thái đơn hàng treo để sớm xử lý đưa về trạng thái đối soát và quyết toán hoàn ứng.