Xử Lý COD Tuỳ Chỉnh

Mục Đích Quy Trình:

• Dễ dàng quản lý, đối chiếu và kiểm soát COD, tránh phát sinh chênh lệch COD giữa hệ thống SuperShip và hệ thống Nhà vận chuyển ngoài (NVC) tùy chỉnh;
• Giúp Đối tác nắm rõ quy trình xử lý dòng tiền COD và phân bổ doanh thu đơn hàng CNTC trong quá trình vận hành.

Nguyên Tắc Chung:

• Đối tác kết nối tùy chỉnh với NVC tại địa phương theo chính sách giá thỏa thuận riêng;
• Thông tin tài khoản kết nối, tài khoản ngân hàng nhận thanh toán đối soát từ NVC do Đối tác tự chủ động xử lý;
• Thời gian và quy trình đối soát của NVC với Đối tác do Đối tác tự thỏa thuận, tuy nhiên, tránh tình trạng treo COD lâu ảnh hưởng thời gian hệ thống SuperShip xử lý đối soát với khách hàng;
• Sau khi nhận được đối soát từ NVC (trạng thái Đã giao hàng toàn bộ/ Không giao được), Đối tác/hệ thống cập nhật xác nhận trên trang quản lý mysupership.com, Đối tác thực hiện chuyển nộp COD (*) về SuperShip Việt Nam (SSVN) để SuperShip xử lý tiền COD và đối soát cho khách hàng theo lịch.

(*) Tiền COD phải chuyển = Tổng thu hộ - Tổng phí phát sinh trên đơn hàng theo hệ thống của SuperShip. => Đối tác được giữ lại và hưởng phần doanh thu theo đơn hàng tại thời điểm này.

Thao Tác Chi Tiết:

1. Đối với Khách hàng địa phương (KHĐP)

• Bước 1: Đối tác nhận dữ liệu và tiền COD đối soát từ NVC

  • Kiểm tra số lượng đơn hàng, trạng thái đơn hàng, tiền COD/đơn và tổng COD của phiên đối soát đó. Đối chiếu với thông tin trạng thái và COD trên hệ thống của SuperShip để tránh phát sinh sai lệch.
  • Một số NVC chỉ trả file đối soát đơn giao hàng thành công, Đối tác cần chủ động check trên hệ thống NVC để xuất dữ liệu đơn Không giao được và nhập xác nhận lên SuperShip để toàn bộ đơn được xử lý kịp thời.

• Bước 2: Đối tác tải file xác nhận danh sách đơn và COD lên hệ thống SuperShip

  • Đối tác truy cập hệ thống tại https://mysupership.com. Chọn biểu tượng như hướng dẫn (1) , Chọn thao tác "Xác nhận" (2), sau đó, chọn tiếp thao tác "Nhập xác nhận" (3). Màn hình sẽ xuất hiện giao diện xử lý, đối tác tiến hành xử lý "Tải tệp mẫu (4) về máy và tiến hành Nhập dữ liệu. Sau khi hoàn tất, bấm lưu file. Quay lại hệ thống chọn file vừa lưu và tải lên hệ thống. Mã xác nhận vừa tải lên sẽ có trạng thái “ Chờ Xác Nhận”

    

    

    

    

    

Lưu ý: Trường hợp đối tác không tải xác nhận: Để kiểm soát đơn hàng treo, nếu Đối tác không tải xác nhận, Hệ thống sẽ tự động quét tạo xác nhận vào lúc 16h00 hằng ngày (ngày N) với những đơn hàng đã cập nhật trạng thái Đã giao hàng toàn bộ hoặc Không giao được ngày N-1, tránh việc Đối tác tải sót đơn hoặc treo đơn quá hạn. Đối tác kiểm tra đơn hàng và thực hiện chuyển nộp COD của những phiên xác nhận tự động này.

• Bước 3: Căn cứ vào số tiền Phải chuyển, Đối tác thực hiện chuyển nộp COD về SSVN

  • Đối tác thực hiện quét mã QR thanh toán cho từng mã xác nhận. Hoặc thực hiện lệnh chuyển tiền theo đúng thông tin và cú pháp để Kế toán SSVN ghi nhận xử lý.

• Bước 4: Kế toán SSVN kiểm tra và bấm xác nhận Đã nhận. Sau khi Kế toán xác nhận, trạng thái mã xác nhận sẽ cập nhật thành “ Đã Nhận Tiền”

  • Các đơn trong phiên xác nhận này sẽ được hệ thống tạo đối soát cho khách hàng theo lịch Đối tác mà Khách hàng đang chọn.

    

• Bước 5: Căn cứ dữ liệu Đối soát, Kế toán SSVN thực hiện thanh toán tiền COD đối soát cho khách hàng theo đúng quy định hiện hành.

  • Lưu ý: Trong mỗi mã đối soát có thể bao gồm đơn đi nội bộ, đơn chuyển ngoài, và đơn chuyển ngoài tùy chỉnh, hệ thống không tách đối soát theo từng loại đơn hàng.

2. Đối với Khách hàng toàn quốc (KHTQ) & Khách hàng SuperAI (SPAI)

• Bước 1: Đối tác nhận dữ liệu và tiền COD đối soát từ NVC
  • Lưu ý: Kiểm tra số lượng đơn hàng, trạng thái đơn hàng, tiền COD/đơn và tổng COD của phiên đối soát đó. Đối chiếu với thông tin trạng thái và COD trên hệ thống của SuperShip để tránh phát sinh sai lệch.
• Bước 2: Hệ thống SuperShip tự động quét xác nhận vào lúc 16h00 hàng ngày, đối với những đơn hàng đang có trạng thái Đã giao hàng toàn bộ hoặc Không giao được tính đến thời điểm đó.
• Bước 3: Kế toán SSVN gửi thông tin danh sách đơn hàng trong phiên xác nhận và số tiền Phải chuyển của phiên đó qua nhóm zalo cho Đối tác.
• Bước 4: Đối tác kiểm tra số lượng đơn và đối chiếu COD khớp với COD nhận đối soát từ NVC. Căn cứ vào số tiền Phải chuyển, thực hiện chuyển nộp COD về SSVN.
• Bước 5: Kế toán SSVN kiểm tra và bấm xác nhận Đã nhận, sau đó các đơn trong phiên xác nhận này sẽ được hệ thống tạo đối soát cho khách hàng theo lịch mà Khách hàng đang chọn. Xử lý thanh toán đối soát cho khách hàng theo quy trình hiện hành. (Bước 4, 5 xử lý tương tự trường hợp KHĐP)

3. Kiểm tra COD và trạng thái đơn

Như đã trình bày ở quy trình trên, trước khi thực hiện chuyển nộp COD về SSVN, Đối tác cần kiểm tra số lượng đơn hàng, trạng thái đơn hàng và tiền COD theo đơn để đảm bảo chính xác, số liệu hệ thống khớp thực tế, tránh phát sinh sai lệch. Cụ thể

• Căn cứ vào dữ liệu đơn hàng đối soát từ NVC, Đối tác truy cập mysupership.com/orders, tìm kiếm danh sách đơn hàng:

• Thực hiện tải excel dữ liệu của hệ thống SuperShip ra để đối chiếu (lọc cột Trạng thái, chọn “Không giao được”, sửa số tiền cột Tiền thu khách = 0), sau đó cần kiểm tra:

  • Trạng thái đơn: đơn hàng phải thuộc một trong hai trạng thái “ Đã giao hàng toàn bộ” hoặc “ Không giao được”, đối chiếu với trạng thái đơn của NVC đối soát;

    Trường hợp có đơn hàng lệch trạng thái (ví dụ: trạng thái NVC”Giao hàng thành công”, trạng thái SuperShip “Đã nhập kho” hoặc “Đang vận chuyển”), Đối tác vui lòng gửi tin nhắn báo về nhóm zalo Hỗ trợ của Kho mình để SSVN hỗ trợ xử lý.

  • Tiền COD: Với đơn “Đã giao hàng toàn bộ”, tiền thu khách mỗi đơn hàng phải khớp với tiền COD NVC trả về file đối soát; Với đơn “ Không giao được”, tiền thu khách = 0.

    Trường hợp phát sinh chênh lệch COD, vui lòng liên hệ Bộ phận Kế toán Tài chính (KTTC) để được hỗ trợ xử lý.

• Số tiền Phải chuyển = Tổng tiền thu khách - Tổng các phí phát sinh trên đơn hàng tại thời điểm đó (bao gồm: Phí giao hàng KM, Phí bảo hiểm, Phí địa chỉ, Phí hàng đổi; không bao gồm phí hoàn).

• Căn cứ theo số liệu hệ thống, Bộ phận KTTC đối chiếu số tiền thực nhận từ Đối tác chuyển về để thao tác xác nhận ĐÃ NHẬN TIỀN, và sau đó xử lý thanh toán đối soát COD cho khách hàng khi đến phiên thanh toán.

Trường hợp Đối tác không kiểm tra trạng thái và COD trước khi nộp tiền, mọi vấn đề sai lệch phát sinh giữa hệ thống và thực tế nhận từ NVC do Đối tác chịu trách nhiệm xử lý với khách hàng.

3. Xử lý vi phạm chậm nộp COD

• Trường hợp Đối tác chậm chuyển nộp COD, Phòng Kế toán - Tài chính SSVN thông tin nhắc nhở qua zalo hoặc qua email, nếu cùng 01 đơn hàng hoặc 01 mã xác nhận mà nhắc nhở đến lần 3 sẽ khóa tính năng Chuyển ngoài tùy chỉnh hoặc tạm khóa 1 chiều Bưu cục/ĐNH tùy mức độ.
• Phòng Quản lý chất lượng xem xét chế tài với mức phạt 100.000đ/đơn hàng và tổng hợp vào danh sách chế tài CLDV của tháng (Xét theo diện đơn vi phạm đặc biệt theo quy định Chế tài của Phòng Quản lý Chất lượng).
• Trường hợp đối tác xử lý ứng COD trước cho khách hàng, vẫn phải xử lý dòng tiền COD theo đúng hướng dẫn như trên (mục III.1), để quá trình kiểm soát và xử lý giữa các bên được thuận tiện và chính xác.

4. Về phân bổ doanh thu

• Như đã nêu ở phần Nguyên tắc và công thức tính số tiền Phải chuyển ở trên, Đối tác được giữ lại và hưởng doanh thu đơn tùy chỉnh tại thời điểm nộp COD về SSVN, do vậy trên link phân bổ doanh thu các đơn này sẽ trả về 0
• Với đơn không giao được, hệ thống tính và hiển thị phí hoàn hàng (nếu có) khi đơn đối soát, do vậy sẽ được trừ vào tiền đối soát của khách hàng và chi trả cho Đối tác trên link phân bổ doanh thu.
• Phí duy trì nhượng quyền/đơn hàng chuyển ngoài tùy chỉnh được tính theo chính sách tại Đây
• Trang tính tổng hợp trên link phân bổ doanh thu chỉ đếm kết quả sản lượng đơn không đi tùy chỉnh, tương ứng số doanh thu SSVN phân bổ từng tuần, để phục vụ việc theo dõi và thanh toán doanh thu cho Đối tác. Phần lợi nhuận của đơn hàng CNTC do Đối tác tự theo dõi riêng.

Hi vọng với sự cập nhật trên, Đối tác và khách hàng có thêm trải nghiệm tối ưu, gia tăng giá trị khi đồng hành cùng SuperShip.