Nhảy tới nội dung

Quản Lý Đối Soát

Chức Năng - Ý Nghĩa​

  • Kiểm tra thanh toán Tiền Thu Hộ cho khách hàng
  • Kiểm tra các cước dịch vụ phát sinh của từng lần đối soát
  • Chuyển Tiền Thu Hộ sau khi trừ đi các khoản cước dịch vụ cho khách hàng

Thao Tác​

Tra Cứu Thông Tin​

Bước 1:​

  • Vào Đối Soát mục Quản Lý Đối Soát

QLĐS-1

Bước 2: Tìm Kiếm Thông Tin​

  • Nhập thông tin cần tìm tại Chỉ Mục Tìm Kiếm, chọn Tìm Kiếm

QLĐS-2

Bước 3: Xem Thông Tin​

  • Xem thông tin tổng quan hoặc Xem chi tiết

QLĐS

  • Số Thực Nhận Khuyến Mãi là số mà SuperShip thanh toán cho khách hàng theo mã khuyến mãi đã cài đặt

QLĐS

Thanh Toán và Xác Nhận​

SuperShip Việt Nam sẽ trực tiếp thanh toán và xác nhận thanh toán cho toàn bộ khách hàng theo lịch đối soát.

Bước 1:​

  • Vào Đối Soát mục Quản Lý Đối Soát

QLĐS-1

Bước 2: Tìm Kiếm Thông Tin​

  • Nhập thông tin cần tìm tại Chỉ Mục Tìm Kiếm, chọn Tìm Kiếm

QLĐS-2

Bước 3: Thanh Toán cho Khách Hàng​

Cách 1: Thanh toán bằng cách gửi thông tin sang Ngân Hàng đi lệnh thanh toán

  • Tải Excel về để nhận toàn bộ danh sách đối soát cần thanh toán trong ngày

QLĐS-4

Cách 2: Thanh toán bằng ứng dụng điện thoại do Ngân hàng cung cấp thông qua mã QR code

  • Rê chuột vào Mã Đối Soát Cần Chuyển Tiền tại Chức Năng, Một hình ảnh tương tự như ảnh bên dưới sẽ hiện ra.
  • Mở Ứng Dụng Ngân Hàng, dùng tính năng chuyển tiền bằng Mã QR (đa số NH đã hỗ trợ)!
  • Khi quét mã QR các thông tin về Số Tài Khoản, Người Thụ Hưởng, Số Tiền, Nội Dung Chuyển Tiền đã được điền sẵn
  • Lưu ý: sHero phải kiểm tra kỹ Tên Người Thụ Hưởng để tránh chuyển nhầm tiền

QLĐS-5

Bước 4: Xác Nhận Đã Chuyển​

Cách 1: Xác Nhận hàng loạt

  • Chọn Xác Nhận Chuyển Khoản

QLĐS-6

  • Tải tệp Excel mẫu Xác Nhận Chuyển Khoản

QLĐS-7

  • Điền các Mã Đối Soát Đã Chuyển vào file

QLĐS-8

  • Chọn Tệp file excel đã điền mã đối soát, sau đó chọn Tải

QLĐS-9

  • Hệ thống báo đã xác nhận thành công

QLĐS-10

  • Các Mã Xác Nhận đã chuyển sang Đã Chuyển

QLĐS-11

Cách 2: Xác Nhận từng mã

  • Chọn Đã Chuyển hoặc Xem chi tiết để kiểm tra một lần nữa

QLĐS-17

  • Xác Nhận Đã Chuyển

QLĐS-13

  • Hệ thống báo đã xác nhận thành công

QLĐS-16

Các Trường Hợp Đặc Biệt​

Mã Đối Soát trước đó quá nhỏ nên chưa thanh toán​

Ví dụ: Khách Hàng S771621 - HONGOCNGUYEN

  • Đối soát A170623.S771621.O92E ngày 17/06/2023 thực nhận là 3.000đ (vì nhỏ quá nên không thể đi lệnh thanh toán, mã đối soát vẫn Chưa Chuyển)
  • Đối soát A200623.S771621.LGTH ngày 20/06/2023 thực nhận là 1.390.700đ
  • SuperShip Việt Nam sẽ thanh toán cho khách hàng 1.393.700đ (= 3.000đ + 1.390.700đ) và cả hai đối soát A200623.S771621.LGTH và A170623.S771621.O92E sẽ được chuyển cho khách hàng một lần và bấm Đã Chuyển vào ngày 21/06/2023

QLĐS-14

Mã Đối Soát trước đó là mã âm nên khi phát sinh mã dương sẽ được cấn trừ cước mã âm​

Ví dụ: Khách Hàng S472315 - SAIGON BOOKS

  • Đối soát A150623.S472315.ICR4 ngày 15/06/2023 thực nhận là -30.000đ
  • Đối soát A200623.S472315.DCQ0 ngày 20/06/2023 thực nhận là 125.700đ
  • SuperShip Việt Nam sẽ thanh toán cho khách hàng 95.700đ (= 125.700đ - 30.000đ) và cả hai mã đối soát A150623.S472315.ICR4 và A200623.S472315.DCQ0 sẽ được Chuyển cho khách hàng và bấm Đã Chuyển vào ngày 21/06/2023

QLĐS

Mã Đối Soát có Thực Nhận bằng 0 đồng​

  • Khi Khách gửi đơn đã có nhập Phí Trả Trước bằng với Phí Giao Hàng phát sinh nên Thực Nhận bằng 0 đồng

QLĐS

Một Số Lưu Ý​

1. Quy trình: SuperShip Việt Nam - Phòng Kế Toán Tài Chính (KTTC) thanh toán trực tiếp theo từng mã đối soát của ID khách hàng, theo thông tin Tài khoản ngân hàng (TKNH) khách hàng khai báo trên hệ thống

Lưu ý:

  • Đối với ĐNH, mỗi ĐNH có một ID khách hàng để vận hành đơn khách vãng lai, SuperShip Việt Nam thanh toán mã đối soát của ID này về cho Điểm Nhận Hàng, Điểm Nhận Hàng tự xử lý với khách vãng lai của mình
  • Với những khách hàng khai báo thông tin TKNH trên hệ thống không chính xác (số tài khoản bị sai/thiếu/đảo vị trí số, tên tài khoản là tên shop hoặc tên viết tắt - không đúng thông tin đăng ký với Ngân hàng, tên Ngân hàng không đúng), Phòng KTTC sẽ kiểm tra và liên hệ với ĐNH/Bưu cục, sHero vui lòng hỗ trợ thông tin cho khách hàng và yêu cầu khách hàng cập nhật thẻ chính TKNH chính xác theo thông tin đăng ký với Ngân hàng, để việc thanh toán được thuận lợi

2. Số tiền thanh toán cho khách hàng:

  • Số tiền thanh toán theo số liệu đối soát tự động của hệ thống: số Thực Nhận (1) (đối với khách hàng không có mã giá KM) hoặc số Thực nhận KM (2) (đối với khách hàng có mã giá KM), trừ đi số đối soát âm trước đó (nếu có)

    • Thực Nhận (1) = Thu Hộ + Trả trước - Phí Giao Hàng - Phí Chuyển Hoàn - Phí Bảo Hiểm - Phí Hàng Đổi - Phí Đổi Địa Chỉ - Phí Chuyển Khoản

      hoặc

    • Thực Nhận KM (2) = Thu Hộ + Trả trước - Phí Giao Hàng KM - Phí Chuyển Hoàn - Phí Bảo Hiểm - Phí Hàng Đổi - Phí Đổi Địa Chỉ - Phí chuyển Khoản

  • Như vậy, Trường hợp khách hàng có mã âm trước đó, SuperShip Việt Nam sẽ thực hiện cấn trừ mã âm vào mã dương và thanh toán số tiền còn lại cho khách hàng. Mã dương và mã âm đều được Phòng KTTC xác nhận Đã Chuyển cùng lúc để khách hàng nhận thông báo từ app/web và biết được SuperShip đã xử lý những mã đối soát nào

  • Lưu ý: Với khách hàng thường đi đơn COD 0 đồng (không có thu hộ), Đối tác vui lòng ưu tiên thu tiền phí ship trước và nhập xác nhận số tiền thu trước lên hệ thống, mục đích khi đối soát ra Thực nhận bằng 0, tránh việc theo dõi truy thu công nợ về sau

3. Công nợ mã đối soát âm cấn trừ doanh thu:

  • Với những shop có mã âm, Phòng KTTC sẽ chủ động theo dõi để cấn trừ vào mã dương sau đó

  • Trường hợp số tiền âm lớn hoặc mã âm phát sinh thường xuyên không có mã dương để cấn, định kỳ 2 tuần 1 lần, Phòng KTTC sẽ thực hiện cấn trừ doanh thu của Đối tác, gửi email thông báo cụ thể các mã âm, để Đối tác trực tiếp truy thu từ khách hàng. Khi đó, Đối tác truy thu và tự xác nhận Đã chuyển các mã âm đó trên hệ thống

  • Trường hợp mã âm Phòng KTTC chưa cấn trừ nhưng Khách hàng chủ động thanh toán cho Đối tác, Đối tác vui lòng xác nhận Đã chuyển trên hệ thống, đồng thời nhắn tin zalo cho Phòng KTTC (Thông tin liên hệ: Chuyên viên Kế toán Nguyễn Thị Thanh Hương - zalo: 0584349425) để không cấn trừ lần nữa nếu khách hàng có phát sinh đối soát dương, thay vào đó sẽ cấn trừ Doanh thu của Đối tác

  • Lưu ý: Phòng KTTC sẽ không chịu trách nhiệm khi Đối tác thu tiền mã âm nhưng không nhập xác nhận Đã Chuyển hoặc không báo về Phòng Kế toán, hoặc, nhập xác nhận hệ thống và báo về Kế toán trong cùng ngày thanh toán mã dương, vì từ 8h sáng các ngày thanh toán, Kế toán đã xuất dữ liệu hệ thống và xử lý file thanh toán để đẩy lệnh NH, không thể xử lý lại

Ví dụ:
Shop có mã âm -60.000đ phiên đối soát ngày 25/03/2023 Ngày 28/03/2023 shop có mã đối soát dương 500.000đ, theo quy trình sáng ngày 29/03/2023 Phòng KTTC thực hiện xử lý file, cấn trừ mã âm, và đẩy lệnh thanh toán cho shop 440.000đ còn lại.
Tuy nhiên trưa ngày 29/03/2023 Đối tác mới báo đã thu mã âm 60.000đ của shop này rồi, khiếu nại Kế toán vì sao Đối tác đã thu rồi mà còn cấn thêm lần nữa của shop. Trường hợp này Đối tác tự xử lý lại với khách hàng, Phòng KTTC từ chối xử lý.
Như vậy, theo ví dụ trên, để Phòng KTTC nắm thông tin, Đối tác cần thao tác xác nhận Đã chuyển và nhắn tin cho Phòng Kế toán trong khoảng thời gian từ ngày 26 - 28/03/2023

4. Về phí chuyển khoản 3.300đ/mã đối soát dương:

  • Với các ĐNH có từ 3000 đơn đã đối soát/tháng thì SuperShip Việt Nam hoàn 100% phí chuyển khoản thu được từ khách hàng cho đối tác (của toàn bộ khách hàng).
  • Với các ĐNH < 3000 đơn đã đối soát/tháng thì SuperShip hoàn 50% phí chuyển khoản thu được từ khách hàng địa phương cho đối tác (Không hoàn KHTQ và KHSPAI).